Hilfe für Geflüchtete: Umsatzsteuerliche Behandlung der Unterstützung in der Ukraine-Krise

Die Hilfsbereitschaft und die Solidarität für Menschen, die vom Krieg in der Ukraine betroffen sind, unterstützt auch der deutsche Fiskus mit steuerlichen Maßnahmen. Zur Vereinfachung der steuerlichen Behandlung der Unterstützungsmaßnahmen und zur Anerkennung des gesamtgesellschaftlichen Engagements hat das Bundesfinanzministerium (BMF) umfassende Verwaltungsanweisungen veröffentlicht. Im Fokus des Schreibens steht die steuerliche Behandlung von Unterstützungsleistungen wie Geldspenden, Unterbringung von Kriegsflüchtlingen, Zuwendungen aus dem Betriebsvermögen, Arbeitslohnspenden und Sachspenden. Die Verwaltungsanweisungen gelten für Maßnahmen, die vom 24.02.2022 bis zum 31.12.2022 durchgeführt werden. Im Folgenden wird speziell auf umsatzsteuerliche Regelungen Bezug genommen: Es wird von einer Besteuerung von Sachspenden in Form einer unentgeltlichen Bereitstellung von Gegenständen oder Personal als unentgeltliche Wertabgabe im Billigkeitswege abgesehen, wenn diese für humanitäre Zwecke von einem Unternehmen an Einrichtungen, die einen unverzichtbaren Einsatz zur Bewältigung der Auswirkungen und Folgen bei den vom Krieg in der Ukraine Geschädigten leisten, gewährt werden. Sofern ein Unternehmer bereits beim Leistungsbezug die Leistungen ausschließlich und unmittelbar für die genannten Zwecke verwendet, sind die entsprechenden Vorsteuerbeträge im Billigkeitswege zu berücksichtigen. Die folgende unentgeltliche Wertabgabe wird nicht besteuert. Bei Nutzungsänderungen von Räumlichkeiten von Unternehmen der öffentlichen Hand wird aus sachlichen Billigkeitsgründen von der Besteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe und einer Vorsteuerkorrektur abgesehen, wenn der Sachverhalt in einer unentgeltlichen Nutzung zur Bewältigung der Auswirkungen des Kriegs in der Ukraine begründet ist. Es wird ebenfalls von der Besteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe und einer Vorsteuerkorrektur abgesehen, wenn private Unternehmen Unterkünfte, die für eine steuerpflichtige Verwendung vorgesehen waren (z.B. Hotelzimmer), unentgeltlich den aus der Ukraine Geflüchteten zur Verfügung stellen. Hinweis: Das BMF trägt mit diesem Schreiben den Unterstützungsleistungen vieler Menschen und Unternehmen in Deutschland Rechnung, die sich für die vom Krieg in der Ukraine Geschädigten einsetzen. Es vereinfacht den steuerlichen Umgang mit diesen Leistungen.Information für: Unternehmerzum Thema: Umsatzsteuer(aus: Ausgabe 06/2022)

Wer Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen erstellt, muss die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) beachten. Für Sie als Unternehmer gilt das, sobald Sie unternehmerische Prozesse per EDV abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Ein wichtiger Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen. Sie dient somit als Nachweis, dass die Anforderungen von Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung erfüllt werden. Hinweis: In der Verfahrensdokumentation wird der organisatorisch und technisch gewollte Prozess beschrieben. Sie ist praktisch das Handbuch zum Unternehmen und gibt einen Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Ein wichtiger Aspekt bei der Verfahrensdokumentation ist die digitale Buchhaltung, insbesondere die Überführung aller Belege in eine elektronische Version. Die Digitalisierung und anschließende Archivierung von Belegen, inklusive Vernichtung der Originalbelege, wird als "Ersetzendes Scannen" bezeichnet. Zusammen mit den anderen Prozessen in der Buchhaltung muss dieser Vorgang in der Verfahrensdokumentation genauestens dokumentiert werden. Durch die Möglichkeit, Belege mit dem Smartphone abzufotografieren und in einer Cloud zu speichern, ergeben sich neue Vorgaben für Unternehmen. Im Falle einer Betriebsprüfung wird die Verfahrensdokumentation in der Regel von der Finanzverwaltung angefordert. Wird bei der Prüfung keine oder nur eine fehlerhafte Dokumentation vorgelegt, kann es passieren, dass die Prüfer die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Dieses Vorgehen der Finanzverwaltung ist zwar umstritten, da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gibt. Ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit allerdings durch eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation entfallen, kann es wegen Verstoß gegen die GoBD zu einer Hinzuschätzung von bis zu 10 % des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn kommen. Eine Hinzuschätzung durch Betriebsprüfer bzw. die Finanzverwaltung ist hingegen nicht ohne weiteres möglich, wenn die Buchführung inhaltlich korrekt ist und trotz fehlender Verfahrensdokumentation keine Mängel bei der Nachvollziehbarkeit bestehen. Hinweis: Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist nicht nur sinnvoll, um bei einer Steuerprüfung abgesichert zu sein. Durch die ausführliche Dokumentation der Prozesse und Systeme werden auch Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert und verdeutlicht. Außerdem können die dokumentierten Abläufe hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft und so Unternehmensprozesse optimiert werden.Information für: Unternehmerzum Thema: übrige Steuerarten(aus: Ausgabe 03/2022)